Экспертиза ценности документов

Документы, образующиеся в результате деятельности организации, некоторое время хранятся в делопроизводстве. После истечения отведенного срока необходимо произвести оценку ценности, технические и организационные работы по дальнейшему использованию или хранению рабочих бумаг.

Экспертиза ценности документов на предприятии может быть осуществлена:

• в делопроизводстве, когда составляют номенклатуру или формируют дела для последующей сдачи в архив;
• в архиве – при подготовке документов для передачи на постоянное хранение.

Проводить экспертизу ценности необходимо в любой организации ежегодно. Производят ее члены постоянной экспертной комиссии, которых утверждает руководитель предприятия, и работники службы делопроизводства. Численность ЭК, как правило, составляет 3-5 человек; среди них может быть бухгалтер, секретарь и работник архива предприятия. В крупных компаниях и органах исполнительной власти, помимо ЭК, создают центральную экспертную комиссию.

Задачи экспертизы ценности

Члены ЭК выполняют следующие функции:

• производят анализ фактического содержания документов в делах;
• отбирают дела временного и постоянного хранения для их передачи в архив компании. Данный процесс производят исключительно путем полистного просмотра, а не по заголовкам дел;
• определяют документы с временными сроками хранения для передачи на хранение в структурные подразделения;
• отбирают дела с закончившимися сроками хранения на уничтожение;
• проверяют качество и полноту дел, правильность определения сроков хранения.

После проведения экспертизы ценности члены комиссии составляют описи дел и акты о выделении их к уничтожению. Затем отобранные документы рассматриваются и одобряются членами экспертной комиссии, после чего их список утверждает руководитель предприятия.

Тонкости проведения экспертной оценки

Организация архива компании предусматривает своевременную передачу дел на хранение. При проведении экспертизы ценности необходимо учитывать такие критерии как значимость события (факта), отраженного в документе, новизна, уникальность, полнота освещения информации.

Кроме того, определяя ценность документов, особое внимание стоит уделить их подлинности: дела, переданные на хранение в архив, должны обладать юридической силой и быть правильно оформленными. В случае если подлинник документа имеет низкое качество, к нему, как правило, прилагается копия. Также, при отсутствии оригинала, на хранение может быть передана заверенная копия. Вся дублетная документация, если она не содержит ценную информацию, отсутствующую на подлинниках, подлежит уничтожению.