Оформление конференц-зала – важная и ответственная задача. Поскольку на успешность любого проводимого здесь мероприятия влияет общая атмосфера и насколько комфортно чувствуют себя гости, спикеры. То, как оформить конференц-помещение, зависит напрямую от повода, поставленных целей, масштабности ивента, степени его официальности (грандиозная бизнес-конференция либо небольшой тренинг). И, безусловно, еще на старте следует определиться с бюджетом предстоящего мероприятия, который в дальнейшем распределяется на те или иные нужды.

Зонирование

Для каждого официального ивента выдвигается основное требование о зонировании помещения. Необходимо учитывать, что, кроме главного зала, должны наличествовать и т. н. кулуары — локации, где возможно свободное обсуждение, непринужденная беседа. Недалеко, но отдельно должен находиться фуршет. В случае проведения многосторонней встречи со множеством участников следует предоставить возможность гостям уединиться, дабы они могли посовещаться на двустороннем уровне.

Место спикера

Основополагающие требования к помещению, в независимости от того, какого типа в нем установлена конференц-система, можно сформулировать одной фразой: «Важно, чтобы докладчика было хорошо слышно и видно».

Присутствующие должны понимать, где именно будет располагаться ключевой выступающий. В идеале – оформление его местонахождения, обычно стола, немного торжественнее: например, можно поставить живые цветы.

В том случае, если грядет встреча международного уровня, оптимальный вариант – расставить на столах участников ивента флаги тех стран, представителями которых гости являются. Встречи официального масштаба обычно проводят в залах, оформляемых в строгой стилистике. Приемлемо (и даже приветствуется) присутствие логотипов организаций, которые заявлены для участия в мероприятии.

Размещение гостей

Само собой разумеется, что для проведения важного ивента необходимо, чтобы конференц-помещение в полном объеме имело качественное оснащение, отвечающее современным требованиям. Это отдельная и ключевая тема, без учета ее, в принципе, невозможно осуществление задуманного дела.

Но кроме того, важно правильно и умело разместить людей в зале. Прежде всего, гости должны все вместиться в помещении. Выбрав зал соответствующей площади (согласно, предполагаемому количеству приглашенных), следует решить, какой будет расстановка в нем.

Существуют наиболее популярные способы расстановки мебели, расположения экранов и т. п. Приведем их далее. Стоит рассмотреть, какой именно вариант будет более приемлем и удобен в вашем случае.

Класс

Данный способ подходит как раз в тех случаях, когда в ходе мероприятия необходимо много писать. Размещение в «классе» – это столы, поставленные друг за другом рядами (по типу расстановки кресел в театрах либо по принципу парт в школах).

Подобный формат будет оптимален при проведении тренингов закрытого типа, семинаров, форумов, конгрессов.

Каковы минусы подобной расстановки? Это уменьшение количества посадочных мест, а также необходимость дополнительной оплаты за то, что будет использоваться мебель.

Театр

Наиболее распространенный вариант размещения гостей мероприятия.

При таком принципе размещаемости стулья выстраивают прямыми рядами, возможен вариант – друг за другом полукругом либо под углом. Мебель для выступающего (стул и стол), а также демонстрационный экран – все это устанавливают перед рядами впереди.

Данная расстановка уместна при организации конференций, презентационных ивентов, семинаров открытого типа.

Основной минус рассадки участников театром: если в ходе мероприятия требуется много записывать, осуществить это, будучи на стуле (при отсутствии стола), будет очень неудобным делом.

Круглый стол

Это также вариант сидения за столом – для удобной рассадки всех предполагаемых участников мероприятия. В данном случае в помещении ставят единый большой стол. При этом ему не обязательно должно быть круглым: оптимален и составной вариант — прямоугольный либо квадратный предмет мебели.

Такой формат применителен в тех случаях, если все гости – равные друг другу персоны (по ролям, статусу: это компаньоны, партнеры, соратники и т. д.). Следовательно, для ведения переговоров «на равных». Когда каждому присутствующему дано право высказаться, донести свое мнение о том либо ином вопросе, проблеме. Зачастую круглый стол «принимает» экспертов в конкретной области деятельности, когда требуется обсудить важные темы, найти выходы из сложных производственных ситуаций и т. п.

В этом же формате в компаниях и фирмах нередко проводятся советы директоров на региональном уровне, собираются фокус-группы, организовываются рабочие совещания.

Акцент данного варианта рассадки делается непосредственно на дискуссионную составляющую, поскольку участвующие в мероприятии пребывают в фокусе внимания друг друга. Впрочем, здесь налицо сочетание как комфортности при общении меж участниками, так и в работе с соответствующим наглядным материалом. По обеим сторонам от вытянутого длинного стола на потолке удобно закрепить видеопанели. Таким образом переговорное пространство становится ненавязчиво разделено надвое.

Отметим, что выше представленная вариация размещения прекрасно зарекомендовала себя в переговорных помещениях крупнейших мировых фирм.

П-образная расстановка

Еще одной вариацией «круглого стола» (или переговорного) является П-стол: расположение его в виде буквы «П». Англичанами подобная рассадка зовется U-shape.

Когда она удобна и уместна? Если выступать с докладами перед экспертами либо директорами планируют отдельные участники, а также будут активно задействованы трибуна, презентационный экран. Присутствующие в таком случае располагаются боком либо лицом к экрану, все материалы доступны им к просмотру, удобно слушать выступающих.

Стоит отметить, что современные конференц-залы, как правило, рассчитаны под любой расстановочный вариант, согласно заявленных задач заказчика, и обеспечивают максимальный комфорт для участников ивентов.